fbpx
alt

Ofte stilte spørsmål

  • Kan jeg lage nye felt selv?

    Nei, du kan ikke opprette nye felt i hurtigrapporter eller i ander moduler, dette er noe vi er nødt til å gjøre. Du kan dog endre navn på felt og verdier/innhold i nedtrekksmenyer.

  • Kan jeg bestemme om et felt skal fylles ut eller ikke?

    Ja, det styres via HSEQ Editor (se veiledning for dette).

  • Kan vi få grafer på alle felt?

    Hovedregelen er at all input kan gi output, men det er lite hensiktsmessig og kanskje litt vanskelig og uoversiktlig å hente ut statistikker på fritekstfelt. Det er dog kun i modulene for hurtigrapporter (mest brukt) og inspeksjoner/revisjoner (sjekklister) at det er grafmuligheter.

  • Er det mulig å eksportere innhold til Excel?

    Ja, du kan eksportere alle hurtigrapporter og utfylte sjekklister til Excel dersom dere bruker en av de nyeste versjonene av systemet.

  • Vi skal ta i bruk et nytt system, kan våre eksisterende data hentes ut fra HSEQ Reports?

    Det er fullt mulig å eksportere alle hurtigrapporter og utfylte sjekklister til Excel dersom dere bruker en av de nyeste versjonene av systemet.

  • Hvordan kan vi ta i bruk nye moduler?

    Da tar dere kontakt med oss i Mellora. Det samme gjelder dersom dere har behov for moduler som ikke eksisterer. Vi klarer å lage til det meste som kan henges på en HSEQ-knagg..

  • Vi har fått ny logo, hvordan kan vi oppdatere denne?

    Dette er noe vi må gjøre.

  • Må vi sette opp alle brukere av system én for én?

    Nei, det er mulig å få laget til en importfunksjon som bruker et Excel-oppsett der dere kan lime inn detaljer som dere eventuelt har tilgjengelige fra andre systemer og så laste dette inn i HSEQ Reports for et raskt oppsett.

  • Hvordan kan vi la mottaker av rapport være flere enn kun én person?

    Da kan dere opprette en bruker som f.eks. kalles Mottakergruppe En (fornavn+etternavn) og legge inn alle e-postadressene til dem som skal motta varsel. Et annet alternativ er at dere oppretter en mail-adresse som flere av deres ansatte har tilgang til lokalt hos dere selv, og at denne brukes som adresse på «fellesbrukeren» som dere da kan opprette.

  • Hva er forskjellen på de forskjellige rettighetene en bruker kan ha?

    Dette står forklart inne i brukerstyringen dersom du trykker på spørsmålstegnet. Du kan også gå detaljene inne i hjelpeartikkelen for dette.

  • Hva er den elektroniske mannskapslisten til?

    I Byggherreforskriften heter det at man skal ha digital kontroll på hvem som er på hvilken arbeidsplass til enhver tid. Mannskapslisten i HSEQ Reports kan brukes til å sjekke inn og ut fra arbeidssteder på en enkelt måte og man vil således oppfylle forskriften. Modulen er dog helst for bedrifter innen bygg- og anlegg som har folk ut på forskjellige oppdrag som favner inn under Byggherreforskriften.

  • Hvorfor er det med en timeliste i et HMS/KS-verktøy?

    Det er fordi kontroll med antall arbeidstimer i aller høyeste grad er relatert til både HMS og kvalitet fordi man har lover og regler å forholde seg til mtp. antall arbeidstimer over en periode (HMS) og fordi det kan være gunstig å ha kontroll med mengde arbeid man gjør for hvem slik at dette kan faktureres korrekt og sørge for god inntjening og videre eksistens (kvalitet).

  • Kan man legge ved videoer til rapporter?

    Ikke som standard, men det er mulig for oss å lage til funksjoner for dette.

  • Hvor er dataene lagret og er de sikre?

    Dataene ligger lagret i Norge i datasenteret til den norske leverandøren Uniweb.

  • Oppfyller Mellora kravene til GDPR?

    Ja, Mellora sikrer dataene og har rutiner på plass mtp. risikovurderinger og håndtering av sikkerhetsbrister. Det er ingen personsensitive opplysninger som samles inn dersom man ikke bruker den elektroniske mannskapslisten der fødselsnummer trenger dette, men Mellora kan ikke styre hvilken fritekst som legges inn i f.eks. hurtigrapporter, så dette er kundenes ansvar å ha rutiner på. Det er dog bygget inn funksjonalitet for merking av rapporter som personsensitive, slik at kun dedikert personell kan ha tilgang til denne informasjonen.

  • Vi har ansatte hos oss som har sluttet. Hvordan kan vi hindre dem i å ha tilgang til systemet?

    Individuelle brukere som er opprettet og som ikke lenger skal ha tilgang kan deaktiveres via brukerstyringen i HSEQ Editor (se hjelpeartikkel). NB: dersom man SLETTER brukeren, så fjernes denne helt fra systemet og man kan ikke f.eks. søke opp vedkommende for å finne dennes saker i systemet. Det er derfor viktig at man bruker funksjonen med å sette dem inaktive istedenfor.

  • Vi har omorganisert i bedriften og trenger å oppdatere i feltet «Lokasjon». Hva må vi huske på da?

    Styring med verdier i nedtrekksfelt kan gjøres av administrator via HSEQ Editor. Se egen hjelpeartikkel med videoer.

  • Det er flere av valgmulighetene i nedtrekksmenyene som ikke lenger er aktuelle for oss. Hvordan kan vi få fjernet dem?

    Styring med verdier i nedtrekksfelt kan gjøres av administrator via HSEQ Editor. Se egen hjelpeartikkel med videoer.

  • Noen av sjekkliste-malene vi har brukes ikke lenger, er det bare for oss å slette dem?

    De kan slettes eller settes som inaktive (avpubliseres fra web og app). Dersom de slettes helt forsvinner alle sjekklistene som er basert på den aktuelle malen også, så det beste er å avpublisere kun.

  • Er HSEQ Reports fra Mellora godt nok med tanke på ISO-sertifisering og krav som Arbeidstilsynet stiller?

    Ja, men det fordrer selvsagt at man bruker det korrektm det vil si at man har en aktiv avviksbehandling, oppretter de dokumenter som trengs, gjennomfører vernerunder/revisjoner etc.

  • Hvorfor er det ikke innhold i dokumentsenteret (prosedyrer osv.)?

    HSEQ Reports er et verktøy, ikke er ferdigtygd system med prosedyrer og håndbøker etc. Grunnen til dette er at vi mener at det er hver enkelt bedrift/organisasjon som selv skal utforme det man har behov, ikke bruke noe generelt fjas som andre har laget.

  • Fins det tilgang til personalhåndbok med lover/forskrifter som automatisk oppdateres?

    Nei, det fins ikke.

  • Vi har kjøpt opp en annen bedrift, hvordan får vi disse i gang med å bruke HSEQ Reports?

    Ta kontakt for å oppdatere antall lisenser og eventuelt legge til rette for de endringer som trengs eksempelvis i appens innstillinger.

  • Kan man ikke slette rapporter fra HSEQ Reports?

    Jo, men det er kun administrator som har den rettigheten.

  • Ting ser helt rart ut på skjermen til enkelte brukere av HSEQ Reports. Hvorfor?

    HSEQ Reports kan brukes på de fleste nyere weblesere, slik som Microsoft Edge, Google Chrome og Apples Safari. Internet Explorer fungerer dårlig og man kan også få problemer dersom man går på nett via f.eks. en Citrix-server.

  • Kan man saksbehandle rapporter i appen?

    Nei, vår tanke er at appen er innsamleren, mens databasen på web er behandleren.