Opprette og endre mottakere av rapporter

Etter at du har logget inn kan du styre deler av innholdet som skal vises i app og saksbehandlingssystemet.

• Det er kun systemets administrator som har denne tilgangen

Det første bildet du vil se et «Status Quo». Dette viser status for bedriften hva essensielle deler av HMS- og KS rapporteringen angår.

• Dette avhenger av rettighetene dine til systemet. Dersom du har «mindre» rettigheter vil du kun se knapp for registrering av ny rapport eller kun tabelloversikten med alle rapporter

På venstre side av skjermen vil du se hovedmenyen – klikk på «HSEQ Editor»

Du kommer nå inn i hovedbildet til editoren som viser oversikten over alle hurtigrapporter og sjekklistene dere har tilgjengelige. Videre vises menyen for styring av automail og brukere

Klikk på «Admin»

Velg «Styr brukere»

• NB: Dersom du har forrige versjon av systemet, er ikke Automail (navnet på automatisk mail-varsling) integrert i brukerstyringen. Du må da følge oppskriften som står lenger nede på denne siden.

Du kommer nå inn i oversiktsbildet som viser hvilke personer som er lagt inn i systemet. Dersom det ikke er lagt til noen vil tabellen følgelig være tom.

Trykk enten for å redigere en eksisterende bruker eller legg til ny (se egen veiledning for dette)

• Dersom det allerede foreligger registrerte mottaker kan disse redigeres ved å klikke på «Rediger»
• Man kan også sette dem som inaktive. Da er de ikke lenger mulige å velge som mottaker eller ansvarlig for handling, men de vil fremstå i tabelloversikten ved søk
• Sletting av epostmottakere kan også gjøres. Merk at dette vil fjerne dem totalt fra systemet.

Skriv inn e-posten som det skal sendes varsel til ved opprettelse av nye saker same ved eventuell delegering av ansvar

• Du kan legge inn flere epostadresser (altså opprette en gruppe) ved å skille disse av med semikolon (;)

Skriv inn navnet på mottakeren

• Her kan du gjerne kalle mottakeren for en gruppe, f.eks. «HMS»

Kryss av for hvilken kategori oppføringen skal være i

• Mottaker av rapport = den som får første varsel («rapporteier»)
• Ansvarlig = ansvarlig for handling/gjennomføring av tiltak som «rapporteier» definerer i rapportene at skal bli gjort

I feltet for «Rekkefølge» kan du påvirke hvor eposten skal stå henne i forhold til andre som er laget

Lagre eller Avbryt

Oversiktslisten oppdateres og epostmottakeren som er opprettet er synlig neste gang en bruker skal opprette en rapport

Hvis bruk av «gammelt Automail-oppsett («gammel» versjon av mail-styringen)

• Etter at du har logget inn kan du styre deler av innholdet som skal vises i app og saksbehandlingssystemet
  • Det er kun systemets administrator som har denne tilgangen
• Det første bildet du vil se et «Status Quo». Dette viser status for bedriften hva essensielle deler av HMS- og KS rapporteringen angår.
  • Dette avhenger av rettighetene dine til systemet. Dersom du har «mindre» rettigheter vil du kun se knapp for registrering av ny rapport eller kun tabelloversikten med alle rapporter
• På venstre side av skjermen vil du se hovedmenyen – klikk på «HSEQ Editor»
• Du kommer nå inn i hovedbildet til editoren som viser oversikten over alle hurtigrapporter og sjekklistene dere har tilgjengelige. Videre vises menyen for styring av automail og brukere
• Klikk på «Admin»
• Velg «Automail»
• Du kommer nå inn i oversiktsbildet som viser hvilke personer som er lagt inn i systemet som enten mottakere av rapporter (rapporteiere) eller ansvarlige for tiltak. Dersom det ikke er lagt til noen vil tabellen følgelig være tom.
• Trykk enten for å redigere en eksisterende bruker eller legg til ny
  • Dersom det allerede foreligger registrerte mottaker kan disse redigeres ved å klikke på «Rediger»
  • Man kan også sette dem som inaktive. Da er de ikke lenger mulige å velge som mottaker eller ansvarlig for handling, men de vil fremstå i tabelloversikten ved søk
  • Sletting av epostmottakere kan også gjøres. Merk at dette vil fjerne dem totalt fra systemet.
• Skriv inn e-posten som det skal sendes varsel til ved opprettelse av nye saker same ved eventuell delegering av ansvar
  • Du kan legge inn flere epostadresser (altså opprette en gruppe) ved å skille disse av med semikolon (;)
• Skriv inn navnet på mottakeren
  • Her kan du gjerne kalle mottakeren for en gruppe, f.eks. «HMS»
• Kryss av for hvilken kategori oppføringen skal være i
  • Mottaker av rapport = den som får første varsel («rapporteier»)
  • Ansvarlig = ansvarlig for handling/gjennomføring av tiltak som «rapporteier» definerer i rapportene at skal bli gjort
• I feltet for «Rekkefølge» kan du påvirke hvor eposten skal stå henne i forhold til andre som er laget
• Lagre eller Avbryt
• Oversiktslisten oppdateres og epostmottakeren som er opprettet er synlig neste gang en bruker skal opprette en rapport